hoe krijg ik overzicht van alle contracten die we hebben lopen

Even een kritische noot vooraf: de vraag in de titel ("hoe krijg ik overzicht van al onze lopende contracten") gaat over inventariseren en bijhouden — dat is een proces, geen juridische vraag met een uitkomst die uit BW6 of BW7 volgt. Ik schrijf het antwoord daarom als praktische aanpak, met de juridische onderbouwing waar die wél relevant is: welke gegevens je per contract minimaal nodig hebt om er iets mee te kunnen (opzegtermijn, verlenging, vindplaats voorwaarden).

Eén register, per contract dezelfde vijf velden

Je krijgt overzicht door één centrale lijst te maken, niet door per leverancier apart te zoeken zodra er iets speelt. Per contract wil je vijf dingen vastleggen: wie de wederpartij is, de einddatum of stilzwijgende verlenging, de opzegtermijn, de opzegvorm (schriftelijk, aangetekend, per portal) en waar het onderliggende document staat. Zonder die vindplaats ben je bij elke opzegging weer aan het zoeken — als het contract zelf zoek is, staat hier hoe je aan de voorwaarden komt.

Voor de manier van bijhouden maakt het voor de juridische kant niet uit of je een los bestand gebruikt of een tool; de afweging tussen een spreadsheet en een app staat hier los van uitgewerkt. Wat wel uitmaakt voor de inhoud van je register: bij zakelijke contracten met grotere afnemers gelden vaak algemene voorwaarden van de andere partij. Leg daarom ook vast welke voorwaarden van toepassing zijn verklaard en waar die te vinden zijn — dat scheelt uitzoekwerk als er een geschil komt over een bepaling die je nooit hebt gezien.

Waarom de vindplaats van voorwaarden meetelt

Algemene voorwaarden gelden alleen als de gebruiker ervan de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft gegeven om ze te kennen, geregeld in afdeling 6.5.3 van Boek 6 BW. Dat is relevant voor je register omdat je bij een geschil moet kunnen aantonen welke set voorwaarden gold op het moment van sluiten — een losse verwijzing "onze standaardvoorwaarden" zonder versie of datum is dan niet genoeg. Voor de opzegtermijn en looptijd zelf geldt geen algemene wettelijke standaardtermijn buiten wat partijen afspreken of wat specifieke regelingen in Boek 7 BW voor het type overeenkomst bepalen (bijvoorbeeld opdracht of huur); leg daarom per contract vast welke regeling van toepassing is verklaard, in plaats van te vertrouwen op een vaste termijn die overal zou gelden. Hoe je de opzegtermijn en looptijd concreet uit een specifiek contract afleidt, staat hier uitgewerkt.