hoe bewaak ik zelf de opzegdatums van al onze contracten

Zelf bijhouden werkt, als drie velden vast staan

Een kalender bijhouden werkt goed, mits je per contract minimaal drie dingen vastlegt: de ingangsdatum, de opzegtermijn en het moment waarop je uiterlijk moet handelen. Dat laatste is niet de einddatum van het contract, maar de einddatum min de opzegtermijn — dat is de datum die telt. Bij een contract met een opzegtermijn van drie maanden dat op 31 december afloopt, ligt de deadline dus al op 1 oktober. Veel mensen noteren alleen de einddatum en missen daardoor de deadline.

Zet daarnaast bij elk contract of het stilzwijgend verlengt, en met welke periode. Zonder die twee gegevens is een kalender vooral een lijst met einddatums die niets zeggen. Wil je weten wat "stilzwijgend verlengen" precies betekent voor jouw contract, dat wordt hier uitgelegd. En als je nog moet uitzoeken welke termijn en looptijd in een specifiek contract staan, is dat terug te vinden op de pagina over opzegtermijn en looptijd. Een kalender is pas bruikbaar als de brongegevens klopt zijn ingevuld — daarna is het onderhoud, niet meer uitzoekwerk.

Wat je moet kunnen aantonen als het misgaat

Als een leverancier stelt dat een opzegging te laat is, moet jij kunnen aantonen wanneer je hebt opgezegd en dat dit op tijd was — daarom is een kalender alleen niet genoeg, en heb je ook het bewijs van verzending en ontvangst nodig. De regels over de opzegtermijn zelf en over stilzwijgende verlenging staan niet centraal in de wet als algemene regel voor alle contracten; ze volgen meestal uit het contract zelf of uit de algemene voorwaarden die erop van toepassing zijn, met de toetsing daarvan in Boek 6, afdeling 6.5.3, van het Burgerlijk Wetboek. Voor specifieke contractsoorten, zoals opdracht of huur, gelden aanvullende regels uit Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Een kalender vervangt dat bewijs niet, maar is wel de plek waar je vastlegt wanneer je moest handelen — dat is precies het onderscheid dat van pas komt bij een discussie achteraf.