mag elke medewerker een contract opzeggen namens het bedrijf

Vertegenwoordiging: niet iedereen mag tekenen

Nee, niet elke medewerker mag namens het bedrijf een contract opzeggen. Wie het bedrijf mag vertegenwoordigen, staat meestal vast in de statuten of het handelsregister: bestuurders zijn in principe bevoegd, andere medewerkers alleen als er een volmacht is. Zonder die bevoegdheid is een opzegging kwetsbaar — de tegenpartij kan de opzegging naast zich neerleggen omdat ze niet rechtsgeldig is verstuurd.

In de praktijk gaat het vaak mis bij inkopers, officemanagers of assistenten die wél de contracten beheren maar geen tekenbevoegdheid hebben. Zij mogen de deadline signaleren en de brief voorbereiden, maar de opzegging moet uiteindelijk namens het bedrijf verstuurd worden door iemand die daartoe bevoegd is, of met een schriftelijke volmacht van een bevoegd persoon. Dat is ook waarom het slim is om bij de checklist voor opzeggen niet alleen de datum en het adres te controleren, maar ook wie de brief mag ondertekenen. Twijfel over de precieze bevoegdheidsstructuur van een specifiek bedrijf is iets voor een jurist; wij kunnen alleen de regel schetsen.

Waar dit uit volgt: volmacht en vertegenwoordiging

Een opzegging is een eenzijdige rechtshandeling: iemand beëindigt het contract zonder dat de andere partij daarmee moet instemmen. Voor elke rechtshandeling namens een ander geldt dat er vertegenwoordigingsbevoegdheid nodig is — via de wet, de statuten, of een volmacht. Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek regelt de bijzondere overeenkomsten zoals opdracht, en daarbinnen komt vertegenwoordiging en volmacht terug als de grondslag om namens een ander te handelen. Staat de opzegtermijn zelf nog niet helder in beeld, dan is dat een aparte stap: wat er in het contract staat over termijn en looptijd helpt om dat eerst scherp te krijgen, vóór de vraag wie mag tekenen relevant wordt.