elke vestiging sluit eigen contracten hoe houd ik overzicht

Eén register per contract, gekoppeld aan de vestiging die tekent

Overzicht krijg je door per vestiging vast te leggen wie tekent, welke algemene voorwaarden gelden en waar het origineel staat — niet door alles naar hoofdkantoor te trekken. Bij meerdere vestigingen is het risico niet dat je iets kwijt bent, maar dat twee vestigingen onder verschillende voorwaarden met dezelfde leverancier zaken doen zonder dat iemand dat weet. Zet dus per contract: welke vestiging (rechtspersoon of filiaal) de partij is, welke algemene voorwaarden zijn overeengekomen, en wanneer die zijn overhandigd of ter hand gesteld — dat laatste bepaalt namelijk of ze afdeling 6.5.3 BW overleven bij een geschil.

Praktisch werkt een centraal register met een vestigingskolom beter dan losse mapjes per locatie, juist omdat opzegtermijnen en stilzwijgende verlenging (artikel 6:236 e.v. BW voor de zwarte en grijze lijst van bedingen) per leverancier kunnen verschillen terwijl de leverancier dezelfde is. Wat je precies moet bijhouden per contract staat uitgewerkt in welke contracten je eigenlijk allemaal hebt lopen, en of een los lijstje volstaat of een systeem nodig is, hangt af van het aantal vestigingen — dat weeg je af via de keuze tussen een app en een simpel overzicht.

Waar de informatieplicht vandaan komt: afdeling 6.5.3 BW

De verplichting om vast te leggen welke voorwaarden gelden, volgt indirect uit afdeling 6.5.3 van Boek 6 BW: een leverancier is alleen aan zijn algemene voorwaarden gebonden als hij de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft gegeven om daarvan kennis te nemen (artikel 6:233 en 6:234 BW). Als elke vestiging apart contracteert, moet je per vestiging kunnen aantonen welke set voorwaarden van toepassing was op het moment van tekenen. Boek 7 BW is relevant zodra de contracten opdracht- of huurovereenkomsten betreffen, omdat daar aanvullende regels gelden die de algemene voorwaarden kunnen aanvullen of opzij zetten.