Hoe zorg ik dat een contract niet ongemerkt verlengt?

Systeem, niet geheugen, houdt de deadline scherp

Een contract verlengt niet ongemerkt als de opzegdatum ergens staat waar je hem ook echt tegenkomt: niet in het contract zelf, maar in een agenda of overzicht dat je toch al raadpleegt. De praktijk bij B2B-contracten is dat de stilzwijgende verlenging zelf geldig overeengekomen mag worden — bij zakelijke partijen gelden de bijzondere beperkingen uit boek 6, afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek namelijk niet op dezelfde manier als bij consumenten. Dat betekent dat jij, en niet de wet, de vangrail moet inbouwen.

Werk je met veel leveranciers, dan is één contract handmatig bijhouden geen probleem, maar bij tien of twintig lopen de data door elkaar. Daarvoor is het handiger om niet per contract een reminder te zetten, maar één plek te hebben waar alle einddata en opzegtermijnen samenkomen — zie hoe je overzicht houdt over alle abonnementen en contracten die je hebt. Wie dat overzicht eenmaal heeft, kan het combineren met een vast moment in het jaar om alles na te lopen, zodat een verlengdatum nooit voor het eerst opvalt op de dag dat de termijn al verstreken is — zie hoe je een keer per jaar al je contracten naloopt.

Waar de vrijheid tot verlenging vandaan komt

Bij overeenkomsten tussen bedrijven regelt boek 7 van het Burgerlijk Wetboek de specifieke afspraken per contractsoort — bijvoorbeeld opdracht of huur — maar een algemene, dwingende regel die stilzwijgende verlenging tussen bedrijven aan een maximumtermijn bindt, staat daar niet in zoals die wel voor consumenten bestaat. Wat er wél geldt, is gewoon wat er in het contract staat: de opzegtermijn en de verlengingsclausule die partijen zelf hebben afgesproken. Dat is precies waarom bijhouden een kwestie van eigen systeem is, niet van een wettelijke reddingslijn.