aantal gebruikers software abonnement aanpassen tussentijds

Aanpassen kan, maar de voorwaarden bepalen hoe

Of je het aantal gebruikers tussentijds kunt wijzigen, staat niet in de wet maar in het contract of de algemene voorwaarden van de leverancier zelf. Veel SaaS-leveranciers hanteren een standaardclausule die op- en afschalen toestaat, vaak met een minimum aantal seats, een vaste ingangsdatum (bijvoorbeeld de eerste van de volgende maand) of een beperking dat afschalen pas kan bij de jaarlijkse verlenging. Er is geen wettelijk recht om tussentijds af te schalen als de voorwaarden dat niet regelen — het abonnement is en blijft een overeenkomst tussen partijen, en de inhoud van die overeenkomst is bepalend.

In de praktijk betekent dit dat je eerst het contract of de voorwaarden moet checken op een bepaling over "wijzigen van het aantal licenties", "seats" of "gebruikers". Staat die er niet, dan zit je vast aan wat er wél is afgesproken over de looptijd en de omvang van de dienst. Twijfel je of de voorwaarde die de leverancier noemt eigenlijk wel geldig is — bijvoorbeeld omdat ze pas bij de factuur zijn meegestuurd — dan is dat een vraag over de gebondenheid aan algemene voorwaarden, en dat beoordeel je los van de vraag of opschalen praktisch mogelijk is. Voor wie meerdere softwarecontracten tegelijk beheert, helpt het om dit soort afwijkende bepalingen apart bij te houden; zie hoe je grip krijgt op alle softwareabonnementen die je hebt.

Wat de wet wél en niet regelt

Boek 6, afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek regelt wanneer een klant gebonden is aan algemene voorwaarden en wanneer die vernietigbaar zijn — dat is relevant als de leverancier zich beroept op een bepaling die niet duidelijk ter hand is gesteld, maar zegt niets over het aantal gebruikers zelf. Boek 7 regelt bijzondere overeenkomsten zoals opdracht, maar een SaaS-abonnement valt daar niet automatisch onder; meestal is het een overeenkomst van eigen aard die volledig door het contract wordt ingevuld. Wil je dit soort clausules structureel scherp houden, dan is het moment vóór verlenging het beste: zie wanneer je begint met heronderhandelen over een contract dat afloopt.