Hoe houd ik overzicht over alle abonnementen en contracten die ik heb?

Eén lijst, met de opzegdatum erbij

Overzicht krijgt u door één plek te maken waar al uw contracten en abonnementen samen staan, met bij elk contract de einddatum, de opzegtermijn en of het stilzwijgend verlengt. Dat kan een simpel Excel-bestand zijn of een speciale tool — belangrijk is niet het programma, maar dat u overal dezelfde vier gegevens noteert: wie de leverancier is, wanneer het contract afloopt, hoeveel tijd u nodig heeft om op te zeggen, en waar de opzegbrief naartoe moet.

Voor bedrijven met veel contracten helpt het om dit los te trekken van de losse mappen en mailboxen waarin contracten meestal belanden. Eén keer per jaar goed doorlopen is al genoeg om verrassingen te voorkomen; hoe u dat het beste doet, leest u bij de jaarlijkse check van al uw contracten. Heeft u veel software-abonnementen die per team of per afdeling zijn afgesloten, dan loont het om die apart te bekijken — daarvoor is een eigen aanpak beschreven bij het saneren van softwareabonnementen.

Contracten die uit zichzelf niet stoppen

Een overzicht is vooral nodig omdat veel zakelijke contracten niet automatisch eindigen: ze lopen door totdat iemand actief opzegt, en vaak met een termijn die u van tevoren in acht moet nemen. Zonder overzicht merkt u dat te laat, en dan zit u aan een nieuwe periode vast. Dat risico is precies waarom het bijhouden van verlengdata een apart aandachtspunt is; concrete manieren om dat te doen staan bij het bijhouden van verlengdata.

Let bij het bijhouden ook op wie er binnen uw bedrijf over een contract mag beslissen en wie er verantwoordelijk voor is als die persoon vertrekt. Een overzicht dat alleen in het hoofd van één medewerker zit, is namelijk geen overzicht — het is een risico. Hoe u dat oplost als iemand het bedrijf verlaat, staat bij het laten opvolgen van een contract door een collega.

Waarom dit in uw eigen belang is

Dit overzicht is geen wettelijke verplichting, maar volgt uit hoe algemene voorwaarden en verlengingsafspraken in de praktijk werken volgens Burgerlijk Wetboek Boek 6, afdeling 6.5.3: u bent gebonden aan wat is afgesproken, ook aan een opzegtermijn die u niet paraat heeft. De wet regelt daar vooral de gebondenheid aan en vernietiging van algemene voorwaarden — niet de administratie die u zelf moet voeren om tijdig te kunnen handelen.